Introduction :

Le temps n’est ni stockable ni achetable, et on ne peut pas l’arrêter, on peut attendre une échéance, mais elle ne va jamais nous attendre lors qu’elle arrive. La valeur du temps se multiplient avec l’importance des objectifs tracé, et sur tout dans ce siècle de la technologie, où le temps peut être mesuré par des chiffre d’affaire pour les uns, et la question est devenu « quant est ce que je vais finir ce travail ? » Et pas « est ce que je suis capable de faire ce travail ? ».

I- pourquoi opter pour une gestion du temps ?

Rare ceux qui prennent la gestion du temps au sérieux, la plupart des gens posent cette question, ils se penchent sur l’objectif et néglige son cadre temporel et la majorité travaillent à l’hâte, alors que le sujet à succité plusieurs recherche par les spécialistes du domaine, et il à fait l’objet de plusieurs séminaires, il y a même des multinationales qui obligent leurs salaries à suivre des formations et à assisté à des séminaires sur le sujet.

1.1- Définition du temps

Définition classique : " C’est une grandeur caractérisant à la fois la durée d’un phénomène et les instants successifs de leur déroulement. "

Définition physique : le temps est considérer comme la 4ème dimension, il permet de mesuré la vitesse du mouvement d’un objet dans l’espace, ou bien évolution de la variation de son état

1.2- pourquoi se soucier d’une gestion de temps ?

La vie est très courte et on a plusieurs choses à faire (projet pour l’avenir , voyages , formation ,….., en fin réussir une carrière) mais en arrive pas à faire tous ce là par faute de temps , la contrainte du temps s’impose brutalement , en emploie la fameuse phrase « j’ai pas de temps , je manque de temps , je suis pressé par le temps …. », et on n’aimerais bien que la notion du temps disparaissait..

Et puisque c’est impossible, la seule solution c’est opter pour une bonne gestion de temps dont on va expliqué plu tard,

1.3- L’impacte de la gestion du temps :

a - Sur le plan personnel :

• améliorer ses performances,
• travailler sereinement,
• dégager du temps libre.

b - sur le plan professionnel :

• mieux organiser son travail et être plus efficace,
• respecter les délais et les priorités.
• bonne appréciation de la part du supérieur

c - sur le plan de l’entreprise :

• réduire les coûts liés au personnel,
• mettre en place la meilleure organisation possible.
• Accroître la productivité

II- Problème de la perte du temps (mauvaise gestion du temps) causes et conséquences

2.1- .Quelles sont les causes de perte de temps dans le travail ?

• interruptions (téléphones, visites impromptues…),
• un travail varié (demande d’adaptation à chaque changement),
• arrivée d’un travail urgent qui perturbe l’organisation,
• désordre dans les éléments utiles au travail réalisé, (mauvaise organisation exp bureau
• manque de connaissance du matériel utilisé (manque de stage de formation),
• manque de repos…

Quelles sont les conséquences de cette perte de temps sur une personne dans son travail ?

• stress,
• manque de concentration,
• manque de confiance et donc de créativité,
• travail bâclé…

2.2- causes du perte du temps hors travail :

L’individu à tendance de se laisser aller de plus en plus, il est souvent esclave de ses obsessions, il ne peut pas y résister, et il cherche toujours à se distraire à travers la Télé, jeux d’attraction …. L’insensibilité en vers le temps devient une habitude.

2.3 - Les 4 maladie du temps :

2.3.1- Tempsdinite

Le sujet a la perception de manquer continuellement de temps. La liste de choses à faire s’allonge sans cesse. Les tâches prennent plus de temps que prévu. Les mandats à réaliser ne sont jamais assez clairs. Les projets ont tendance à se compliquer en cours de route. Les échéances sont trop serrées. Le sujet souffrant de tempsdinite a souvent l’impression d’attendre après les autres. Il éprouve de la difficulté à obtenir à temps les informations ou le travail promis, ce qui le met en retard dans son travail. Ah !, si les journées pouvaient être plus longues et si on n'était pas obligé de courir après les autres, le travail serait tellement plus facile ! Expression favorite : Je manque de temps !

Difficulté à bien évaluer la durée des tâches à accomplir, les délais à prévoir et les échéances à respecter. Difficulté à évaluer sa charge de travail quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Difficulté également à évaluer l’ampleur et la complexité des mandats à réaliser. Sous-utilisation chronique de son agenda ou des collecticiels : Outlook, Notes ou GroupWise.

Le sujet doit souvent faire des heures supplémentaires. Quitter tard le bureau. La fin de semaine, il apporte des dossiers à la maison au grand désespoir de ses proches. Il se sent surchargé, fatigué. Il a hâte aux vacances.

2.3.2- Lifophilie

Le sujet se plaint en fin de journée de n’avoir pu réaliser ses priorités à cause des nombreux imprévus et urgences. Il attend généralement la dernière minute avant d’entreprendre une tâche importante. Ce sentiment d’urgence stimule le lifophile. Il re-porte au lendemain les tâches dont l’échéance est éloignée (procrastination). Il entreprend beaucoup de choses, mais en finalise peu. Le désordre de son bureau traduit le combat quotidien qu’il livre aux nombreux feux à éteindre. Il n’avouera pas facilement aimer jouer au pompier, mais il préfère nettement l’action à la réflexion. « Je ne suis pas payé pour penser, mais pour agir ! », aime-t-il répondre à ceux qui lui reprochent son activisme débridé.
Expression favorite : Vite, c’est urgent !

Difficulté à s’arrêter. Aime agir sous tension. Carbure à l’adrénaline. Trouve l’action plus valorisante que la planification. Difficulté à se centrer sur ses priorités. Confond l’urgent avec l’important. Si c’est urgent, c’est automatiquement important. Difficulté à penser au long terme et à se discipliner au quotidien.

Le lifophile allume autant de feux qu’il en éteint. Il perd beaucoup de temps (ou en fait perdre aux autres) à chercher des renseignements dans les piles de dossiers qui s’entassent sur son bureau. Les tâches importantes mais non urgentes (priorités de type 2 telles que projets à long terme, améliorations, formation, prévention, ménage des dossiers...) sont continuellement reportées. Il disperse son énergie et épuise son entourage. Il finit ses journées sur les rotules, mais redémarre le lendemain tel une Formule 1. Malheur à celui qui relève d’un gestionnaire lifophile !

2.3.3 Chronophagie

Le sujet se plaint d’être constamment interrompu dans son travail par des chronophages biologiques (collègues, visiteurs, patrons...) qui entrent en coup de vent dans son bureau pour lui demander des informations urgentes, commenter les dernières rumeurs internes ou parier sur le résultat du match de ce soir. Il est aussi dérangé par les chronophages électroniques (téléphone, téléavertisseur, cellulaire, courriel...) qui émettent leur sonnerie personnalisée à tour de rôle ou en même temps. Les sujets atteints de chronophagie se plaignent souvent (avec raison) que leur environnement de travail est peu propice à la concentration : aires ouvertes, conversations bruyantes, réunions de corridor, ronronnement du photocopieur...
Expression favorite : Pas moyen d’être tranquille !

Imprécision ou non-disponibilité de l’information nécessaire à la réalisation du travail. Informationite (tout le monde informe tout le monde sur tout) ou réunionite aiguë (problème réunion; urgence-réunion; idée géniale-réunion...). Manque de mécanismes formels de coordination des projets. On pratique un sport d’équipe avec des règles du jeu individuelles. Manque de respect ou de règles de courtoisie.

Multiplication inutile et mauvaise utilisation des outils de communication : téléphone, téléavertisseur, téléphone mobile, courrier électronique, télécopieur...

Surpeuplement ou manque d’espace de travail : bureaux, salles de réunion, zone d’accueil des visiteurs...

Interruptions fréquentes du travail en cours, pertes de concentration qui provoquent des erreurs et obligent à reprendre plusieurs fois la même tâche. Une exposition prolongée aux chronophages provoque un sentiment de persécution chez leurs victimes qui se plaignent de ne pouvoir commencer à travailler que lorsque les autres s’arrêtent de le faire

2.3.4- Ouïte

C’est la plus redoutable des maladies de la gestion du temps. La plus difficile à guérir. Le sujet a peur de refuser les urgences de dernière minute, les échéances irréalistes, les attentes disproportionnées (aux ressources disponibles), surtout si elles viennent de clients ou de supérieurs. Il fait toujours passer les besoins des autres avant les siens. Il est convaincu qu’il n’a pas le choix, qu’il n’a pas de pouvoir, qu’il n’a pas les moyens de refuser. Il se sent obligé d’accepter les demandes telles qu’elles sont formulées même s’il est déjà surchargé. Il a de la difficulté à demander de l’aide quand il en a besoin. Il se plaint de ne jamais avoir de temps pour lui. Il a l’impression d’être toujours au service des autres.
Expression favorite : Je n’ai pas le choix !

Manque de confiance en soi. Recherche la valorisation dans le regard de l’autre. Difficulté à s’affirmer, à négocier, à affronter les réactions de mécontentement. Peur irraisonnée de déplaire, de paraître incompétent, de donner l’impression de ne pas vouloir collaborer. La personne qui souffre de ouïte aiguë appréhende les pires conséquences : être moins aimé, être pénalisé lors de l’évaluation du rendement, perdre son emploi, se retrouver tout seul.

Insatisfaction chronique, baisse de l’estime de soi. Sentiment d’être dépossédé de son bien le plus précieux : son temps. Cette perception d’impuissance peut conduire au désabusement, au passéisme, au cynisme organisationnel et au burnous. Les personnes qui souffrent de ouïte rêvent secrètement (ou à voix haute) à la retraite. C’est en pensant à elles que Sénèque, philosophe romain du début de notre ère, a eu cette réflexion profonde : « N’est-ce pas un étrange retard que de commencer à vivre juste quand on doit finir. »

2.3.5- Problème du retard dans les Rendez-vous lors du déplacement au lieu de travail

Le retard est une mauvaise habitude, dont soufre pas mal de gens, surtout au Maroc, la majorité des retardataires accuse les moyens de transports des causes externes. . , alors que 70% des causes de retard son propre à nous en tant que retardataire, ce retard s’explique par le faite qu’on est :

• Désintéressé, et pas motivé.
• Faible personnalité : on se trouve attirer par des tâches inutiles par rapport à l’objectif final et en peut pas leur résister ce qui nous fait perdre plus de temps …
• mauvaise estimation du temps de chaque tâche devançant l’échéance.

III- Comment gérer son temps

Il y a plusieurs méthodes et principe pour gérer le temps. Mais les plus connus sont la méthode NERAC et la méthode ABCD.

3. 1– Démarche préalable a adopté :

Une réflexion préalable permet de gérer efficacement le temps de préparation et de réalisation d’un projet.

1. Définir les objectifs à atteindre
2. Définir les moyens nécessaires pour les atteindre
3. Recenser les moyens et les capacités dont on dispose : permet de dégager les points forts/points faibles pour mener un projet.
4. Lister les actions à entreprendre
5. Donner un ordre d’exécution des actions à entreprendre

3.2- Méthode pour planifier des activités

3.2.1- La méthode N E R A C

La plus classique est la méthode dite NERAC

• Dans quelle mesure les objectifs ont-il été atteint ?
• Comment remédier aux écarts entre prévisions et objectifs ?

3.2.2- Méthode Eisenhower ou " ABCD ".

Cette méthode consiste à classer les tâches à effectuer en fonction de leur priorité. Elle répond par exemple à la règle du 20/80 qui indique que si l’on réalise 20% des tâches les plus importantes, 80% du travail sera déjà fait.
Elle répond ensuite au principe reconnu selon lequel il faut s’attaquer en premier aux tâches les plus urgentes.

Quel est le degré de priorité en utilisant la matrice ABCD?

La matrice consiste à déterminer la tâche à réaliser selon son urgence ou son importance :
A : Tâche importante et urgente : elle va contribuer à atteindre nos objectifs
B : Importante mais pas urgente : elle n’a pas d’échéance à très court terme
C : Très urgente mais peu importante par rapport aux objectifs
D : Tâche à ne pas réaliser puisque ne correspondant ni à une échéance ni à un objectif précis.

3.3 Exemple d’un cas pratique (développement d’une application En appliquant la méthode NERAC

3.3.1 noter les tâches

• a) la collecte des informations sur le projet (dictionnaire de donnée …)
• b) analyser le problème par une méthode d’analyse (merise, UML…
• c) Développer l’application par un langage de programmation…
• d) Tester les erreurs et soigner l’interface, voir l évolution du projet

3.3.2 Estimer la durée de chaque tache

L’estimation du temps est faite selon l’importance de chaque tache, et selon vos moyens et compétences (est ce que vous travailler en groupe ou individuellement ?…)

• Tâche a) 4 jours
• Tâche b) 6 jours
• Tâche c) 12 jours
• Tâche d) 4 jours

3.3.3 Réserver : 40 % maximum

Il faut intégrer une durée d’urgence pour les situations imprévus (non calculées : panne de poste, maladie ….perte de temps involontairement) qui peut prendre 7 jours ou 10 jours, donc la durée effective du projet serait de 36 jours maximum.

3.3.4 Contrôler :

Cette étape se faite au fur et à mesure : évaluer le déroulement du projet, voir et détecter si on est en retard pendant une étape (tâche).

3.4 – LES OUTILS DE GESTION DU TEMPS

3.4.1 LES AGENDAS

1. l’éphéméride est un agenda papier comportant un feuillet par jour, c’est un outil de secrétariat
2. le semainier comporte un feuillet hebdomadaire avec une zone par jour. L’agenda d’un responsable est souvent un semainier qui doit être coordonné avec celui de l’assistant(e)
3. le calendrier annuel : affiché dans un bureau, il permet d’inscrire les éléments marquants (période de lancement d’un produit, dates des actions de promotion…°
4. l’agenda électronique : il est surtout utile lorsque la coordination des activités est essentielle et qu’il est consulté par plusieurs personnes. Il permet, par exemple, d’organiser des réunions en recherchant les plages libres communes.

3.4.2/ LES PLANNINGS

Le planning et un outil d’organisation. Il permet : * de visualiser les prévisions de tâches ou d’évènements
* d’en contrôler la réalisation
Il peut être mis à jour aussi souvent que nécessaire, en fonction d’évènements modifiant les prévisions. On distingue 2 types de plannings :

Le planning statique : Il visualise une situation à un moment donné.
Exemples : Emploi du temps d’une classe, planning d’occupation des salles dans un lycée…

Le planning dynamique.
Il permet de :

• visualiser la répartition des tâches dans le temps,
• suivre la réalisation des tâches,
• contrôler l’exécution des tâches compte tenu des prévisions,
• mettre à jour l’ordonnancement en cas d’aléas.

3.5 Conseils et principe à retenir

• il faut une bonne connaissance du sois (connaître ses points forts et faibles, Miser sur ses forces, non sur ses faiblesses
• se fixer l’objectif à atteindre, ainsi que son échéance.
• réfléchir avant d’agir: il faut savoir dépenser (perdre) du temps pour en gagner plus.
• travailler dans l’immédiat (ne reporter pas le travail d’aujourd’hui pour le lendemain si il n y a aucune raison pour ce la).
• enlevez de votre tête : la notion du temps vide « où en se dit il n y a rien à faire je vais chercher n’importe quoi pour faire passé le temps » car il y a toujours quelque chose importante à faire même si c’est pas visible ou urgent. Il suffit de la chercher.
• gagner plus de temps en accomplissant des tâches qui pourront être demander à l’avenir, sinon aider quelqu’un d’autre s’il en a besoin.
• le principe de la priorité (trié les taches selon leurs priorité ……….. …
• ne commencer pas plusieurs tâches à la fois si elles sont compliquées essayer de terminer la tâche n, pour entamer la tâche n+1.
• Divisez les tâches importantes en plusieurs séquences.
• minimiser au maximum l’interruption dans le travail, pour ne pas reprendre depuis le début les tâche qui demande plus de concentration..
• Déléguez au maximum : lors d’un surcharge, confier des tâches à des personnes qui acceptent et qui pourrons le faire, vous aurez une réponse favorable si vous êtes habitué à aider les autres !.
• ne pas aller vers la facilité : ne pas faire le travail facile avant le difficile.
• ne pas attendre le dernier moment : on est pris par les échéances et c’est très mauvais pour la planification.
• ne pas décider dans l’instant.
• ne pas Traiter les choses dans l’ordre où elles se présentent, ce qui nous évitent en effet, d’établir des priorités et de planifier mais on a une mauvaise organisation du temps.

Conclusion

Ainsi reste a savoir que la gestion du temps est l’élément clé de la réussite dans toutes carrières en changeant nos habitudes et comportements vis-à-vis le temps et on optant pour une bonne méthode, en plus de la Volonté et la patiente.